加入時間
Oct 9, 2021 06:11 AM
專案項目
知識培育狀態
☀️
URL
給我的啟發？
一、人生是一連串的專案管理
從工作到生活，都是由一個個專案所組成。
我很喜歡《搞定！：工作效率大師教你:事情再多照樣做好的搞定5步驟》這本書對專案的定義: 1年內，需要採取不僅一項行動才能達成預計成果的任務。因此，一般人所認為的小事，也會和大事並列於專案清單上。
舉例來說:
- 在B2C的產業: 專案可以是協助營收成長的系統功能開發或是行銷檔期活動
- 在B2B的產業: 每一個客戶，都可以是一個獨立的專案
- 以個人生活來說: 培養新興趣、投資理財和或籌畫一場溫馨的小旅行都是專案
專案管理是門專業，今天不談如何做好專案管理，而是想跟大家分享專案管理的「基本原則」。
為什麼基本原則重要?
就像橋水基金創辦人達利奧所說的: 「關鍵不是我知道的有多少，而是我知道應如何處理自己不知道的事」。了解最基本的原則，便能有助於我們處理自己不知道的事!
專案管理的基本原則: 專案扮演了一個承上啟下的重要角色，上承你的工作或生活目標，下啟你的每日行動。從《搞定》對專案的定義也可以看出來，行動與預期成果(目標) 這2個因素是關鍵!
目標、專案與每日行動環環相扣，沒有目標，你不知為何而做；沒有行動，空有專案規畫也沒用。而要如何打造一個系統，將目標、專案、與每日行動串聯起來，便是今天分享的重點!
二、只有NOTION能打造環環相扣的專案系統 – Relation功能介紹
在還沒接觸Notion之前，我每進行一個專案，就要同步用到許多工具: 用Google 試算表繪製專案甘特圖，用Trello或Jira管理開發進度、用Gainsight管理客戶…等。跨系統的運作總是讓我很苦惱，不僅沒辦法一目了然地追蹤與安排所有進度，很多內容都需要重複輸入，超浪費時間。直到遇到了Notion，就像從度數不夠的鏡片，換成一副度數足又輕量好看的眼鏡，整個打開了新視野，也節省了我許多時間!
Notion 有2個很棒的系統規劃功能，一個是在昨天 《NOTION 入門練功坊 – 4天練成 效率工作王》DAY 2 介紹的Create linked database: 將一資料庫的內容，引用到其他頁面。另一個就是今天要介紹的 Relation功能: 建立不同資料庫間的串聯，打造環環相扣的系統。
舉例來說，去年我爬了20座百岳，今年還想再去探索15座! 因此，最近在規劃爬「南霸天-北大武山」的行程。爬山有一定的風險，事前要做的功課很多，包含山屋抽籤、入山申請、天氣與地圖查詢、與行程安排…等。透過串聯(Relation)的功能，我便能輕鬆將爬北大武山這個專案中，所有瑣碎的待辦事項整合起來，並與年度目標做連結，打造一個完整個系統。
三、手把手教學，用Notion來管理你的專案
只有資料庫與資料庫間能用串聯(Relation)功能。
因此，為了要將專案與每日待辦清單連結，我會將專案與每日待辦清單皆設計成資料庫的形式 。
1. 建立專案管理資料庫:
- 在頁面中打”/ “
- 選擇: Table – Full page
- 將所有專案 (ex. 想爬或爬過的山)建立在表單中
- 在專案資料庫的表單中，我會設定:專案名稱與範圍定義、日期、預估費用、狀態、串聯每日待辦清單與年度目標
- 每個專案都應界定好3個重要的元素: 範圍、時間 、金錢，也就是俗稱的專案鐵三角。
- 若是較小的專案，我會在專案名稱上寫清楚範圍。ex. 爬北大武山
- 設定執行或檢核日期，幫助自己檢視是否在進度上。 ex. 爬山前4天要做好所有登山計畫，基本上只剩下打包行李
- 費用: 預估與統計每個專案的花費。 ex. 統計爬北大武的交通、住宿及登山費用，再思考是否有預算能增加去屏東吃美食的行程
- 專案狀態:
- 所有專案皆會匯集於此資料庫中，不管是真的想做的，或是突然靈光一閃想到的。
- 透過4種專案狀態來管理與排序，包含: 進行中、暫停、未來要做、完成
2. 將專案與目標和每日待辦清單串聯(Relation)
- 新增表格欄位(Property)
- 選擇「Relation」，並串聯你的每日待辦清單資料庫 ，例如，於《NOTION 入門練功坊 – 4天練成 效率工作王》DAY 2 做好的”極簡控! 待辦清單 (Database / 資料庫)”
- 串聯完成後，在專案資料庫的欄位(Property)中，會自動出現與待辦清單串聯的新欄位 (參考下圖一)；而在待辦清單資料庫中，也可以看到一自動出現，與專案串聯的新欄位 (參考下圖二)。
<圖一、在專案的資料庫欄位(Property)中，會自動出現與待辦清單串聯的欄位>
<圖二、在待辦清單資料庫的欄位中，會自動出現與專案串聯的欄位>
- 若你的年度目標也是用資料庫來整理的，便可依據上述步驟，將年度目標資料庫與專案資料庫串連。
3. 將待辦清單連結到對應的專案(Create linked database + Relation)
- 根據《搞定》對專案的定義，每個專案最少要有一個行動。因待辦事項的內容遠多於專案，因此我傾向從待辦清單的資料庫中，來連結專案內容。<製作步驟>將待辦清單資料庫關連(create linked database)到該專案 (ex. 爬北大武山專案) 的頁面中設定並篩選機制: 專案 = 北大武山若沒有設定篩選機制，則會出現你所有的待辦事項。建立與該專案相關的任務行動: 因我們是在篩選結果下新增待辦清單，所以每個任務皆會自動串聯到你剛剛設定篩選的專案 ex. 爬北大武山 這個專案。回到待辦清單的首頁 (ex. 《NOTION 入門練功坊 – 4天練成 效率工作王》DAY 2 做好的”極簡控! 待辦清單” 首頁 )，爬北大武山的專案行動便會依你設定好的待辦日期呈現。
我們每天都要做許多大大小小的決策。若沒有系統，我們將被迫對生活中所有事物個別做出反應，就好像第一次體驗到每件事一樣。但相反地，如果把這些狀況分類、並且有好的處理系統，就可以幫助我們更快地做出更好的決策，因而獲得更好的生活。
目標、專案與每日行動，組成了我們生活中很大的一部分，三者環環相扣。要怎麼樣打造一個系統化的架構，讓你一次看清楚3者的關係與運作，就是打造生產力系統的關鍵!
第三天的 《NOTION 入門練功坊 – 4天練成 效率工作王》就到這裡結束，我們明天見 🙂
