Notion 將動態資料庫和富文字編輯器結合在一起，是理想的文件資料庫。它能存放產品規格、公司政策、任務進程、專案總覽、季度計劃等文件，可以讓你的安排一目瞭然。
一起為你的檔案建立一個豐富的資料庫吧！🗂
在這篇教學中，你將會：
1. 建立新資料庫
- 將新頁面新增到你的工作區，並從灰度選單中選擇
Table（表格選項）。
- 命名資料庫。如果需要，可新增 icon（圖示）和 description（描述）。
2. 設定屬性
新增一些幫助瞭解檔案的屬性。你需要考慮如何給檔案進行排序和篩選。該例中包含以下屬性：
- Created（建立）（
Created Time（建立時間））：檔案的建立時間是？
- Created By（建立人）（
Created By（建立人））：誰建立了這個檔案？
- Last Edited By（最後編輯人）（
Last Edited By（最後編輯人））：最近的更新是誰做的？
- Last Edited Time（最後編輯時間）（
Last Edited Time（最後編輯時間））：該檔案上次更新是什麼時候？
- Stakeholders（ 相關人員）（
Person（人員））：誰需要查閱檔案？
- Status（狀態）（
Select（選擇））：檔案在項目過程中哪一步？例如：是否需要採取措施？
- Type（類型）（
Select（選擇））：你如何分類檔案？
新增、編輯屬性
- 點擊表格頂部的
Properties（屬性）。
- 點擊現有屬性的名稱以對其進行編輯，或者點擊
+ Add a property（新增屬性）建立新屬性。
- 命名屬性。
- 在
Property Type（屬性類型）下，選擇想要的資訊類型。
- 對每個屬性重復此操作。
按計劃定義屬性值
Select（選擇）這個屬性，比如在本例中的 Status（狀態）和 Type（類型），你可以在建立模板和新增檔案時，建立下拉選項。只需輸入內容，然後點enter（進入）。如果需要，請選擇與每個選項內容相匹配的顏色，如綠色表示已完成。
- 對於
Person（人員）屬性，你可以在工作區的成員之間進行選擇。 每當你在檔案中提到他們，他們都會收到通知。
Created Time（建立時間）、Created By（建立人）、Last Edited By（最後編輯人）和Last Edited Time（最後編輯時間）都是自動生成的。
3. 建立資料庫模板
你的檔案可能分為幾種類型（如規格、流程等），每個檔案都有共同的格式和功能。你可以給每種檔案建立模板，而不是從頭開始建立每個檔案，並自動設定屬性、標題等，讓你能快速地開始。
- 在資料庫的右上角，點擊藍色按鈕
New（新增）中向下的箭頭。選擇+ New Template（新增模板），然後輸入模板標題，比如 Project Overview（項目總覽）。
- 輸入恰當的屬性值，將應用到模板中所有檔案。在下面的示例中，所有使用 Project Overview（項目總覽）模板的檔案都是提前把 Project Overview（項目總覽）填充到 Type（類型）屬性中。
- 在模板主頁面中，你每次建立這類檔案，只需新增你想要呈現的內容。這類檔案裡可能包括檔案大綱的標題，也許是目錄表。
- 點擊
← Back（後退）以保存並返回資料庫。
4. 新增檔案
從模板中建立檔案
- 在資料庫的右上角，點擊藍色按鈕
New（新增）中向下的箭頭，然後選擇模板。
- 新檔案將呈現各類屬性和模板內容。
從頭開始建立檔案
- 點擊表格右上角的
New（新增）按鈕，以 Preview Mode（預覽模式）打開空白頁。
- 在預覽模式下編輯檔案，還可以按一下左上角的
Open as Page（打開為頁面）或者使用快速鍵cmd/ctrl + enter展開檔案。
5. 自定義視圖
Notion 能以多種方式查看相同的資料——當然，這是最有用的功能。你可以選擇以列表、看板、日曆等形式查看檔案，還可以根據需求對檔案進行篩選或排序。
按屬性篩選的列表視圖，簡單明瞭，讓你的團隊能快速輕鬆地瀏覽檔案並搜尋相關資料。
建立列表視圖
Notion 的列表可以呈現清晰直觀的資料，方便查看。你可以選擇顯示屬性，比如檔案的建立者，建立時間，標籤等。
- 點擊表格頂部的
+ Add a View（新增視圖）。
- 輸入列表名稱，表明你是如何進行篩選。在該示例中，我們新增 Architecture Overviews（架構總覽）視圖篩選出 Type （類型）屬性，因此列表名稱為「Architecture Overviews（架構總覽）」。
- 選擇
List（列表），並點擊Create（建立）。
新增篩選
- 在列表頂部，點擊
Filter（篩選），然後+ Add a Filter（新增篩選）。
- 選擇要篩選的屬性，以及要顯示和隱藏的檔案。在Architecture Overviews（架構總覽）視圖中，我們篩選
Type（類型）Is（是）Architecture Overview（架構總覽）的檔案。
顯示及整理屬性
- 在列表頂部，點擊
Properties（屬性），然後切換要顯示視圖的屬性。
- 拖放屬性以對其重新排序。
6. 分享檔案
- 如果想讓工作區所有成員均可訪問檔案，請點擊頁面右上方的
Share（共享），然後打開Workspace Access（工作區訪問）。
- 如果你想限制某個團隊成員的訪問權限，請點擊頁面右上角的
Share（共享），然後點擊Invite a Person（邀請人員）。需要新增成員的電子郵件地址，才能成為協作者，然後分別選擇他們的訪問級別（即唯讀，僅注釋）。
注意: 如果被邀請者沒有現成的 Notion 帳戶，那麼他/她將收到一封建立帳號連結的電子郵件。瞭解更多有關共享的資訊→
