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1. 어떤 시나리오인가요?

😢

K-에듀파인 공문 관리 정말 번거롭죠?

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공문 읽고 → 즉시 해당 업무를 처리 → 끝! 이라면 모르겠으나

공강 시간 짬짬이 행정을 처리해야 하는 우리 선생님들은 하나의 Task를 처리하기 위해 해당 공문을 수 차례 ~ 수십 차례 다시 열어봐야만 하는 슬픈 신세죠 😢 상황이 이렇다보니 공문 확인을 위해 매번 에듀파인에 접속하기보다는 해당 공문을 오프라인으로 저장해두는 게 편할 때가 많아요.

하지만 덮어놓고 다운로드만 하다보면 다운로드 폴더는 이모양 이꼴이 되고 맙니다.

그래서 만들어봤어요. 공문을 다운로드하면 공문 제목을 분석하여 새로운 폴더를 생성하고 → 해당 폴더 안에 공문 본문과 첨부파일을 모두 아카이빙해주는 공문 분류 + 아카이빙 시나리오!

2. 실습하기!

시나리오 다이어그램

시나리오 제작!

⭐️ 주의! 시나리오가 자동 저장 되지 않으니 중간중간 save를 눌러주세요!

1. Webhook(시나리오의 트리거)

• 웹훅이란?
❓
웹훅(Webhook)은 애플리케이션 간에 실시간으로 데이터를 주고받을 수 있게 해주는 통신 방식입니다.
특정 이벤트가 발생했을 때 지정된 URL로 자동으로 데이터를 전송하는 방식으로 작동합니다.
Make에서 웹훅 모듈을 생성하면 해당 웹훅 모듈로 정보를 전송하는 링크가 생성되고 → 우리는 그 링크를 실행시킴으로써 시나리오를 작동시킬 수 있는 거예요
• 본 시나리오에서는 구글 드라이브의 특정 폴더에 파일이 생성되면 구글 앱스스크립트가 그것을 감지하여 웹훅 링크를 실행하도록 구성했어요.
• 구글 앱스스크립트는 또 뭐냐고요? 걱정 마세요. 제가 다 준비해놓았으니 따라하시기만 하면 돼요 🙂
구글 드라이브 특정 폴더를 탐색하여 트리거를 발동시켜 줄 앱스 스크립트 설정 방법
1. ‣ → 접속
2. 좌측 새 프로젝트 클릭
3. 기존 코드를 모두 선택한 후 삭제
4. 아래 코드를 일부 수정한 후 통째로 복사
복사할 코드 및 수정 방법
수정해야 할 영역은 노란색 음영이 들어가있어요!
*주의 : 수정할 때 좌우 따옴표를 지우면 안 돼요!
• 감시할 Google Drive 폴더의 ID
→ 구글 드라이브 폴더 URL에서 https://drive.google.com/drive/folders/이 부분을 복사해서 붙여넣으면 돼요
• Make에서 생성한 Webhook URL
→ 웹훅 모듈에서 Copy address to clilboard를 클릭하여 복사한 후 붙여넣으면 돼요
5. 기존 코드가 있던 자리에 4에서 복사한 코드 붙여넣기
6. 저장, 실행을 차례로 클릭
7. 권한 검토 클릭 후 이어지는 화면에서 모든 항목을 허용




8. 마지막으로 스크립트 저장 버튼 한 번 더 눌러주면 트리거 준비 완료!

2. Flow Control의 Iterator

• 앱스스크립트는 탐색한 폴더 안에 있는 복수의 파일 정보(파일 ID, 파일명, URL 등등)를 배열(Array)이라는 형태로 묶어 전송합니다.

• Iterator는 배열 안에 들어있는 여러 파일 정보를 차례대로 처리하여 n개의 번들이라는 형태로 다시 뱉어냅니다.

3. Text parser의 Match pattern

• 에듀파인에서 저장하는 공문과 첨부파일의 이름은 모두 [학교명-문서번호 발신기관] (본문 or 첨부) 제목의 형태로 정형화되어 있습니다.

• Match pattern 모듈은 이 정형화된 형태를 분석하여
• $1 → 학교명-문서번호
• $2 → 발신기관
• $3 → 제목
위 3가지 요소로 분할합니다.

• Pattern 부분에는 아래의 정규식을 그대로 붙여넣어주세요.

• Text에는 Iterator의 아웃풋 중 name을 매핑해주세요

4. 구글 드라이브의 Create a Folder

⚠️

(주의) 구글 드라이브, 지메일 등 구글 관련 모듈은 로그인만 하면 자동으로 메이크와 연결되어요. 하지만 개인 구글 계정을 연결하면 오류가 날 거예요.

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• 해결 방법1(추천) : 개인 계정 말고 학교나 교육청 구글 워크스페이스 계정을 연결한다.

• 해결 방법2 : 개인 계정을 써야겠다면 메이크 공식 기술 파트너 푸르공님의 영상을 참조하여 문제를 해결한다.
• ‣

• 3번 단계에서 추출한 $1, $2, $3을 이용하여 [학교명-문서번호]제목(발신기관) 형태로 조립합니다.
• 함수 분석
• [{{trim(3.$1)}}]
→ 학교명-문서번호 앞 뒤의 공백을 잘라내고 대괄호를 씌워 [학교명-문서번호] 형태로 완성합니다.
• {{3.$3}}
→ 제목을 그대로 입력합니다.
• {{if(3.$2; "(" + 3.$2 + ")"; )}}
→ 내부기안의 경우 발신기관이 존재하지 않을 수 있으므로 조건문으로 작성합니다. 발신기관이 있다면 (발신기관)을 반환하고, 발신기관이 없다면 아무 것도 반환하지 않습니다.

5. 구글 드라이브의 Search for Files/Folders

• 공문을 마구 저장해둔 폴더를 탐색해서 안에 있는 파일 중 $1 → 학교명-문서번호 가 포함된 파일을 탐색합니다.

• Choose a folder : 탐색기를 이용하여 내가 공문을 저장하는 구글드라이브 폴더를 지정하세요.

• Query : 3번 Match Pattern 모듈에서 추출한 $1 값을 매핑하세요.

• 나머지 설정은 캡쳐를 보고 따라하세요.

6. 구글 드라이브 Move a File/Folder

• 5번에서 탐색한 파일을 4번에서 만든 새폴더에 옮겨주는 모듈이에요.

• Flle ID : 5번 Search for Files/Folders 모듈에서 추출한 file ID를 매핑하세요.

• New Folder Location : 4번 Create a Folder 모듈에서 생성한 Folder Id를 매핑하세요.
→ 주의! 보라색 Map 토글이 꺼져있다면 켜고 작업해주세요!

7. 마지막으로 저장 버튼 누른 후 Immediately as data arrives 토글을 ON!

• 토글을 켜두어야 시나리오가 항상 작동 가능한 대기 상태로 진입해요!

3. 추가 아이디어!

• 필요하다면 노션 Create a Database Item 모듈을 연결하여
• 공문 제목
• 문서번호
• 발신 기관
• 파일 URL
위와 같은 형태로 데이터베이스에 정리해도 괜찮겠죠?
공문 아카이빙 DB 샘플
제목
문서번호
발신기관
파일과 미디어
Google Drive 파일

3. 만들기 어려우면?

• 아래 블루 프린트를 import해서 연습해보셔도 좋아요 :)
공문자동분류시나리오(공유용).blueprint.json
18.1KB

• 블루프린트 사용 방법
1. 파일 다운로드(즉시 눌러서 실행하지 마시고 파일 좌측 핸들을 눌러 다운로드를 누르세요!)
2. 메이크에서 새 시나리오 생성을 누른 후 하단 메뉴바의 … 클릭 → Import blue print → 저장한 블루 프린트 불러오기
3. 각 모듈을 눌러서 웹훅 생성, 구글 계정 연결, 폴더 재지정 등을 수행하시면 끝!