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1. 어떤 시나리오인가요?

하루에도 수십개씩 쏟아지는 업무 메시지. 그 중에는 마감일이 정해져 있는 업무 협조 요청도 있고, 추후 참고해야 하는 내용이 담긴 것도 있죠? 기억해야 할 메시지를 빠르고 깔끔하게 갈무리해둘 수 있다면 좋겠지만 메시지의 내용을 파악하여 나만의 아카이브에 저장하는 그 시간의 마찰이 바쁜 시간을 보내고 계신 선생님들께 너무 가혹하게 느껴질 수 있어요 😢 그래서 만들어봤어요. 업무 메시지를 캡쳐하면 자동으로 내 노션 아카이브에 업무 내용과 마감일이 저장되는 업무 메시지 아카이빙 시나리오!

2. 실습하기!

시나리오 다이어그램

시나리오 제작!

⭐️ 주의! 시나리오가 자동 저장 되지 않으니 중간중간 save를 눌러주세요!

1. Webhook(시나리오의 트리거)

• 웹훅이란?
❓
웹훅(Webhook)은 애플리케이션 간에 실시간으로 데이터를 주고받을 수 있게 해주는 통신 방식입니다.
특정 이벤트가 발생했을 때 지정된 URL로 자동으로 데이터를 전송하는 방식으로 작동합니다.
Make에서 웹훅 모듈을 생성하면 해당 웹훅 모듈로 정보를 전송하는 링크가 생성되고 → 우리는 그 링크를 실행시킴으로써 시나리오를 작동시킬 수 있는 거예요
• 본 시나리오에서는 구글 드라이브의 특정 폴더에 파일이 생성되면 구글 앱스스크립트가 그것을 감지하여 웹훅 링크를 실행하도록 구성했어요.
• 구글 앱스스크립트는 또 뭐냐고요? 걱정 마세요. 제가 다 준비해놓았으니 따라하시기만 하면 돼요 🙂
구글 드라이브 특정 폴더를 탐색하여 트리거를 발동시켜 줄 앱스 스크립트 설정 방법
1. ‣ → 접속
2. 좌측 새 프로젝트 클릭
3. 기존 코드를 모두 선택한 후 삭제
4. 아래 코드를 일부 수정한 후 통째로 복사
복사할 코드 및 수정 방법
수정해야 할 영역은 노란색 음영이 들어가있어요!
*주의 : 수정할 때 좌우 따옴표를 지우면 안 돼요!
• 감시할 Google Drive 폴더의 ID
→ 구글 드라이브 폴더 URL에서 https://drive.google.com/drive/folders/이 부분을 복사해서 붙여넣으면 돼요
• Make에서 생성한 Webhook URL
→ 웹훅 모듈에서 Copy address to clilboard를 클릭하여 복사한 후 붙여넣으면 돼요
5. 기존 코드가 있던 자리에 그 자리에 4에서 복사한 코드 붙여넣기
6. 저장, 실행을 차례로 클릭
7. 권한 검토 클릭 후 이어지는 화면에서 모든 항목을 허용




8. 마지막으로 스크립트 저장 버튼 한 번 더 눌러주면 트리거 준비 완료!

2. 구글 드라이브 Search for files / folders

• 웹훅 링크가 실행되면 My Drive의 - 사용자 지정 폴더에서(예제에서는 ‘픽픽 자동 저장’이라는 이름의 폴더) Files를 Search하여 정보를 읽어내요.

• (주의) 구글 드라이브, 지메일 등 구글 관련 모듈은 로그인만 하면 자동으로 메이크와 연결되어요. 하지만 개인 구글 계정을 연결하면 오류가 날 거예요.



• 해결 방법1 : 개인 계정 말고 학교나 교육청 구글 워크스페이스 계정을 연결한다.
• 해결 방법2 : 개인 계정을 써야겠다면 메이크 공식 기술 파트너 푸르공님의 영상을 참조하여 문제를 해결한다.
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3. 구글 드라이브 Download a file

• 2번 단계에서 Search한 파일을 다운로드해요.

• File ID에는 윗 단계에서 추출한 File ID를 매핑하세요

4. 구글 제미나이 Upload a file

• 3번 단계에서 Download한 파일을 구글 제미나이에 업로드해요.

• 제미나이 모듈을 처음 연결할 때 API KEY 입력을 요구할 거예요. 사전에 구글 AI studio에서 발급받은 API KEY를 넣으시면 돼요!

5-8. 구글 제미나이 Create a Completion

• 4번 단계에서 Upload 한 파일을 참조하여 메시지의 제목, 콘텐츠(내용), 날짜(마감일이나 디데이), 카테고리(업무 구분)을 추출해요.

• 5-8번 모듈은 추출하고자 하는 내용에 따라 프롬프트만 다를 뿐 아래와 같은 형태로 설정하시면 되어요

5-8 모듈 설정

• AI Model : Gemini 2.0 Flash를 추천해요. 본 시나리오를 실행하기에 충분한 무료 사용량을 제공하거든요.
Gemini API의 무료 사용 제한

 

• Messages
• Item 1
• Role: User 선택
• Parts
• Item 1
• Message Type: Text
• Text: 이 위치에 이미지를 분석하여 처리하고자 하는 내용을 프롬프트로 삽입하는 거예요.
5-8 각 모듈에 들어갈 프롬프트
5번 모듈
이 이미지를 분석하여 적절한 제목을 생성하세요.
• 제목을 제외한 어떤 텍스트도 남기지 마세요.
6번 모듈
이 이미지를 분석하여 텍스트를 추출한 후 내용을 절대 변화시키지 말고 그대로 출력하세요.
• 추출한 텍스트 외에는 아무 것도 남기지 마세요.
7번 모듈
이 업무 메시지에서 날짜 정보를 추출하세요. 📌 오늘 날짜(한국 시간 기준): {{formatDate(now; "YYYY-MM-DD"; "Asia/Seoul")}} 👉 모든 날짜 계산은 반드시 이 날짜를 기준으로 하세요. [특별 지침] 1️⃣ 연도가 생략된 경우
오늘 연도({{formatDate(now; "YYYY")}})를 사용하세요. 예: "3월 15일까지" → "{{formatDate(now; "YYYY")}}-03-15"
2️⃣ 연도와 월이 모두 생략된 경우
오늘 연도·월({{formatDate(now; "YYYY-MM")}})을 사용하세요. 예: "15일까지" → "{{formatDate(now; "YYYY-MM")}}-15" 단, 오늘 날짜보다 이전이면 다음 달로 계산하세요.
3️⃣ 오늘, 내일, 모레, 글피
"오늘" → "{{formatDate(now; "YYYY-MM-DD"; "Asia/Seoul")}}" "내일" → "{{formatDate(addDays(now; 1); "YYYY-MM-DD"; "Asia/Seoul")}}" "모레" → "{{formatDate(addDays(now; 2); "YYYY-MM-DD"; "Asia/Seoul")}}" "글피" → "{{formatDate(addDays(now; 3); "YYYY-MM-DD"; "Asia/Seoul")}}"
4️⃣ 이번 주 특정 요일
예: "이번 주 금요일" → "{{formatDate(setDay(now; 5); "YYYY-MM-DD"; "Asia/Seoul")}}"
5️⃣ 다음 주 특정 요일
예: "다음 주 수요일" → "{{formatDate(setDay(addDays(now; 7); 3); "YYYY-MM-DD"; "Asia/Seoul")}}"
6️⃣ 'OO월 말까지', 'OO월까지' 등 월말을 의미하는 표현
예: "3월 말까지" → 3월의 마지막 날(예: 3월 31일)을 YYYY-MM-DD 형식으로 연도는 생략 시 오늘 연도를 사용하고, 오늘 날짜가 이미 지났으면 다음 달/다음 연도로 계산하세요.
7️⃣ 추출한 날짜는 반드시 ISO 8601 형식(YYYY-MM-DD)으로 출력하세요. 8️⃣ 날짜 정보가 여러 개여도, '가장 중요한 업무 마감일'만 하나 골라 출력하고 다른 텍스트는 전부 제거하세요.
즉, 최종 출력에는 YYYY-MM-DD만 남기세요.
 
8번 모듈
이 이미지의 내용을 분석하여 카테고리를 생성하세요. [특별 지침]
1. 카테고리는 TASK, RESOURCE의 두 종류 중 하나입니다. 만약 이미지의 내용이 나에게 액션을 요구하는 내용이라면 TASK, 아니라면 RESOURCE를 생성하세요.
2. 생성한 카테고리 외에는 어떠한 기록도 남기지 마세요. (좋은 예시) TASK (나쁜 예시) TASK(판단 기준은 다음과 같습니다)
• Item 2
• Message Type: File
• File Data
• Mime Type : 4번에서 Upload한 파일의 Mime Type 매핑
• File URI : 4번에서 Upload한 파일의 Uri 매핑

9. 라우터와 분기별 필터

• 라우터 : 시나리오를 여러 갈래로 나누어주는 모듈이에요



• 8번 모듈에서 추출한 업무 카테고리의 수만큼 분기를 만들어줘요.

• 분기별 필터



• 저는 8번 모듈에서 메시지 캡쳐 파일을 분석한 결과를 TASK와 RESOURCE로 나누도록 프롬프트를 작성했어요
• Condition
• 8번 모듈의 Result(제미나이가 카테고리를 분석한 결과값)이
• TASK를 포함할 때와, RESOURCE를 포함할 때 서로 다른 분기로 행하도록 만든 거예요.

10. 노션 Create a Database Item(분기별로 1개씩 총 2개)

• 노션 모듈을 처음 연결할 때 아까 준비한 노션 API KEY를 요구할 거예요. 그걸 붙여넣으면 됩니다!

• Database ID : 메시지 내용을 아카이빙할 데이터베이스 ID 입력

• 제목 / 마감일에 5번, 7번 모듈에서 추출한 Result 매핑
**할 일 관리 데이터베이스에는 제목과 마감일을 모두 매핑하고, 자료실 관리 데이터베이스에는 제목만 매핑하면 되어요

11. 노션 Append a Page Content(분기별로 1개씩 총 2개)

• Page ID : 10번에서 생성한 Database Item ID를 매핑(내용을 기록할 페이지의 고유 ID를 이곳에 기록하는 것)

• Content Objects
• Item 1
• Type : Paragraph
• Paragraph
• Text
• Item 1
• Type : text
• Text
• Content : 6번에서 제미나이가 추출한 result 매핑

12. 구글 드라이브 Move a File / Folder to Trash(분기별로 1개씩 총 2개)

• 처리가 완료된 이미지 파일을 휴지통에 넣어 이후 재탐색되는 것을 방지해요

• File ID : 2번에서 Search한 File ID를 매핑

13. 마지막으로 저장 버튼 누른 후 Immediately as data arrives 토글을 ON!

• 토글을 켜두어야 시나리오가 항상 작동 가능한 대기 상태로 진입해요!

3. 만들기 어려우면?

• 아래 블루 프린트를 import해서 연습해보셔도 좋아요 :)
메시지 아카이빙 시나리오(1000쌤).json
275.5KB

• 블루프린트 사용 방법
1. 파일 다운로드(즉시 눌러서 실행하지 마시고 파일 좌측 핸들을 눌러 다운로드를 누르세요!)
2. 메이크에서 새 시나리오 생성을 누른 후 하단 메뉴바의 … 클릭 → Import blue print → 저장한 블루 프린트 불러오기
3. 각 모듈을 눌러서 프로그램별로 선생님의 API 연결(노션 통합을 연결하거나 OpenAI를 연결하는 행위 등을 의미해요!)