업무용 메신저에서 Notion까지 데이터를 효율적으로 연동하는 법(with Make)

태그

자동화

데이터베이스

행정

제작자

케미가체질

생성 일시

Mar 3, 2025 10:40 AM

프리미엄 콘텐츠

시나리오 목적

수업 한 시간만 다녀오더라도 몇 개씩 쌓인 학교 메신저, 정작 중요한 내용을 캐치하지 못해 급하게 업무를 처리하는 경험이 없으셨나요? 😢

노션에 많은 시간을 들이지 않고도 주요 내용, 발신인, 업무 마감일을 깔끔하게 한눈에 정리할 수 있는 간편한 방법을 Make로 만들어봤습니다

데이터베이스 예시

내용

분류

시나리오 흐름

시나리오에 사용되는 모듈은 총 7개입니다! 강원특별자치도교육청의 메신저인 이음톡의 경우에는 메신저 내용을 바로 [인쇄]-[PDF 저장]이 가능합니다! 따라서 저는 구글 드라이브에 폴더 하나를 만들어 놓은 뒤, 앞으로 꼭 체크해야하는 내용이 담긴 메신저는 계속 이 폴더에 PDF를 다운받겠습니다.

각 모듈의 역할

Google Drive - Watch File in a Folder

구글 드라이브의 특정 폴더를 감시

새로운 파일이 업로드되면 트리거(trigger) 실행

Google Drive - Download a File

감지된 PDF 파일을 다운로드

이후 OCR 변환을 위해 전달

PDF.co - Convert form PDF

PDF에서 텍스트를 추출하는 역할 (OCR 기능 포함)

PDF 내부 내용을 텍스트 형태로 변환

OpenAI - Create a Completion(발신인 찾기)

PDF에서 추출한 텍스트를 분석하여 발신자 정보를 찾음

특정 패턴이나 키워드를 이용해 발신자 자동 인식

OpenAI - Create a Completion (본문 내용 요약)

메신저의 전체 내용을 요약하여 핵심 내용만 추출

OpenAI - Create a Completion (업무 마감일 분석)

PDF 내용에서 기한이나 마감일 관련 정보를 분석하여 추출

Notion - Create a Database Item

분석된 결과를 Notion 데이터베이스에 저장

발신인, 내용 요약, 마감일 등의 정보를 자동 입력

🚀 자동화 프로세스 흐름

Google Drive에서 새로운 PDF 파일을 감지

PDF 파일을 다운로드 후 텍스트로 변환 (PDF.co 사용)

OpenAI로 분석하여 발신자, 요약, 마감일 추출

분석 결과를 Notion 데이터베이스에 자동 저장

모듈별 설정 안내

1) Google Drive - Watch File in a Folder

Google Drive에 PDF를 정리할 폴더를 미리 만듭니다.

Google Drive와 Make 연결?

Google Drive 연결?

Google Drive, Sheets, Gmail, Docs 등 Google 툴과 Make을 연결하기 위해https://console.cloud.google.com/을 방문해야 합니다. 아래 영상을 참고하여 연결을 할 수 있습니다.

참고 영상 : ‣

[복사, 붙여넣기 해야하는 주소 모음]

[Authorized Domains]

make.com

integromat.com

[SCOPE설정]

https://mail.google.com

[Authorized Redirect URLs]

https://www.integromat.com/oauth/cb/google-restricted

Choose a Drive는 My Drive, Select the Folder to be Watched(감시할 폴더 선택)는 선생님이 새롭게 생성한 폴더를 선택하시면 됩니다.

File Types to Watch는 All, Limit는 여유롭게 100으로 설정해봅시다.

2) Google Drive - Download a File

이 모듈은 Google Drive에서 특정 파일을 다운로드하는 역할을 합니다. 이전 단계(1번 모듈)에서 감지된 파일을 가져오기 위해 설정해야 합니다.

File ID는 1번 모듈(Watch File in a Folder)에서 감지된 파일의 File ID를 입력합니다. (💡 참고: 모듈 앞의 숫자는 자동 생성되는 순서 번호이며, 설정에는 영향을 주지 않으므로 신경 쓰지 않으셔도 됩니다.)

3) PDF.co - Convert form PDF

📌

PDF.co API key 발급

PDF 문서에서 PDF 문서 처리 자동화를 위한 클라우드 기반 API 서비스로, PDF 변환, 병합, OCR(문자 인식), 압축, 서명 등 다양한 기능을 제공합니다. 특히 Make.com과 쉽게 연동할 수 있어서 PDF에서 텍스트를 추출하거나 데이터를 변환하는 자동화를 만들 때 유용하게 활용할 수 있습니다.

[API key 발급 방법]

‣에 접속하여 ‘Sign Up’ 버튼을 클릭하고 이메일로 회원가입을 진행합니다. 로그인 후 대시보드(Dashboard)로 이동합니다.

대시보드에서 ‘API keys’ 섹션으로 이동하여 ‘Create New API Key’ 버튼을 클릭합니다. API 키 이름을 입력한 후(예시 : Make), API 키 생성 후 복사 및 저장을 합니다. 이 키를 Make에서 활용할 예정입니다. (기본으로 10,000 Credits 제공합니다.)

PDF.co 모듈을 추가한 후, 위에서 복사한 API 키를 붙여 넣어 연결을 완료합니다.

"Upload a File" 옵션을 선택하면 이전 단계(Download a File)에서 받은 파일을 직접 업로드할 수 있습니다. 만약 URL이 있다면 "Enter a URL"을 선택할 수도 있지만, 지금은 Google Drive에서 파일을 가져왔으니까 "Upload a File"이 적절합니다.

"Google Drive - Download a File"을 선택하면, 이전 모듈에서 다운로드한 PDF 파일을 그대로 가져와서 변환할 수 있습니다.

PDF.co는 여러 가지 변환 방식을 지원하는데, 여기서는 "PDF to Text (simple, no layout, fast)"를 선택했습니다. 설정을 사용하면 PDF에서 텍스트만 빠르게 추출할 수 있습니다.

PDF.co의 변환 결과를 JSON 응답 안에 직접 포함해서 출력하도록 설정하기 위해 Inline을 ‘Yes’로 선택합니다.

Pages에서 아무것도 선택하면 전체 페이지를 선택한다는 뜻입니다.

4)~6) OpenAI - Create a Completion (발신인, 본문 내용 요약, 마감일)

📌

OpenAI의 API 키 발급

(1) 아래 링크에 접속한 후, 선생님의 ChatGPT 계정으로 로그인합니다.

OpenAI Platform

Explore developer resources, tutorials, API docs, and dynamic examples to get the most out of OpenAI's platform.

https://platform.openai.com/

(2) 우측 상단의 프로필을 누른 후, ‘Your Profile’을 선택합니다. 좌측 메뉴 중에서 ‘Billing’을 선택한 후, 최소 결제 금액인 5달러를 충전해야 합니다. OpenAI API는 사용한 만큼 과금(Pay-as-you-go)되는 방식으로, 사용량에 따라 비용이 청구됩니다. (Plus 계정을 사용하고 있더라도 API 키 발급을 위해서는 별도의 과금이 필요합니다. 저는 이미 사용을 한 상태라 4.30달러라고 나타나고 있습니다.)

(3) 발급 받은 API 키는 노션 혹은 메모장에 꼭! 복사 붙여넣기를 해놓으세요!

이 모듈은 업무 메신저의 내용을 분석하여 발신인, 본문 요약, 마감일을 추출하는 역할을 합니다. Google Drive에서 다운로드한 PDF의 내용을 변환한 후, OpenAI를 활용하여 필요한 정보를 자동으로 정리합니다.

OpenAI의 모듈 중 Create a Completion을 선택한 후, 위에서 발급 받은 API 키를 붙여 넣어 연결합니다. Model은 gpt-40-2024-11-20 (system)으로 선택합니다.

발신인 찾기 프롬프트(예시)

다음은 학교 업무 메신저의 내용입니다. 발신인을 찾아 데이터를 추출해주세요. 단, 이름만 작성합니다.

업무 메세지 내용: {{Data}}

본문 내용 요약 프롬프트(예시)

다음은 학교 업무 메신저의 내용입니다. 업무 메세지의 주요 내용을 간단하게 요약해주세요.

업무 메세지 내용: {{Data}}

업무 마감일 분석 프롬프트(예시)

다음은 학교 업무 메신저의 내용입니다. 업무의 마감일이 나와 있는 경우에는 마감일을 찾아 날짜 표시 형식(####-##-##)으로 추출해주세요. 만약 마감일이 따로 없는 경우에는 아무것도 표현해주지 마세요.

업무 메세지 내용: {{Data}}

7) Notion - Create a Database Item

Notion과 Make의 연결 방법?

📌

Notion과 Make의 연결

(1) 설정에서 좌측 메뉴에 있는 [연결]을 클릭한 후, ‘API 연결 개발 또는 관리’를 선택합니다.

(2) ‘새 API 통합’을 클릭합니다.

(3) 새 API 통합에서 이름과 관련 워크스페이스, 유형, 로고를 설정할 수 있습니다. API 통합 이름은 선생님께서 알아보기 쉬운 이름으로 설정하시고, 유형은 프라이빗으로 설정하시면 됩니다. 로고의 경우 나중에 알아보기 쉬운 특별한 로고로 설정하시면 좋습니다.

(4) API 키가 정상적으로 발급되면 복사 버튼을 클릭합니다.

(5) 노션 API의 접근을 허용하려면, 원하는 페이지의 우측 상단에 있는 ‣버튼을 클릭한 후, '연결'에서 방금 생성한 노션 API 통합 이름을 선택합니다. (⚠️ 주의할 점: 이미 노션에서 기본적으로 제공하는 Make를 선택하면 안 됩니다. 위에서 로고를 쉽게 식별할 수 있도록 설정했던 이유가 바로 이것 때문입니다.)

Notion 모듈 중에서 Create a Database Item을 선택합니다. 이 모듈은 OpenAI가 분석한 업무 메신저 데이터를 Notion 데이터베이스에 자동으로 저장하는 역할을 합니다. 업무 내용, 마감일, 발신인 등의 정보를 정리하여 Notion의 데이터베이스에 항목을 추가합니다.

Connection type은 Notion Internal, Internal Integration Token은 위에서 발급받은 API 키를 넣으면 됩니다.

Database ID는 메신저 내용을 요약할 데이터베이스에서 찾을 수 있습니다. /다음 글자부터 ? 앞까지가 Database ID에 해당합니다. 중간에 마우서 커서를 올리고 두 번만 클릭하시면 해당 부분만 선택이 됩니다. 복사+붙여넣기를 하시면 됩니다.