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Oct 9, 2021 06:11 AM
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高效輸出高品質的會議內容，是做好顧問工作的關鍵之一。
身為數位成長顧問，我在一週5天的工作天內，平均要跟7個電商客戶開會。一場1.5小時的會議時間，可不是閒聊產業趨勢就好，還要包含紮實的網站經營分析，問題檢測，並提供可行的優化建議策略。儘管會議量很大，但我對會議品質的要求卻不會讓步。因為，我不喜歡別人浪費我的時間，所以我也絕對不會浪費別人的時間!
如何持續大量產出，且維持高品質內容的祕訣，靠的就是劉奕酉的這本書: 《高產出的本事》。雖然，這本書的標題跟會議簡報一點關係都沒有，但在我學習眾多會議準備與簡報的知識中，它是讓我最愛不釋手，逢人就推薦的一本書。只要你認真閱讀與實際應用，便會在其中挖到閃亮亮的工作鑽石！
在今天的會議規劃與紀錄中，你會學到 (能快速點選連結):
一、高產出的本事，學會「講重點」的訣竅
在工作上，總會遇到一些話很多的同事，但常常認真聽完他們講的內容後，卻總是記不得重點是什麼，這可能是因為他不知如何「講重點」。
《高產出的本事》這本書，教我們如何利用8個表達框架，消化並彙整你的資訊，讓自己成為一個講話「有條有理」、總是「講重點」的人。可別小看這8個框架，基本上涵蓋了你所有工作與生活層面的應用!
以下引用閱讀前哨站繪製的8個表達框架統整圖:
我想簡單說明其中4個，我最常應用在規劃會議的框架:
1. 重點框架:
3是一個魔術數字，若重點少於3個，內容會讓人覺得有點空洞，但若重點多於3個，聽者可能又會記不住。所以，在每次的會議中，儘管我有很多東西想跟客戶分享，但都還是會盡量濃縮成3個重點，才會讓聽眾覺得收穫滿滿又不會太冗長!
2. 主題框架:
若一個會議中，大家不清楚「為什麼這麼做」時，總是很容易偏離主題，或圍繞在一些不重要的小事情上。唯有清楚知道為什麼，才能分辨這件事是 必須做(Must have)，還是 行有餘力可做 (Good to have)，也才容易取捨及決定要做什麼事。
3. 問題框架:
工作就是不斷地解決問題。問題框架提供了一個很完整的架構，從情境分析、問題說明，到提出對策。跟著這樣的步驟來闡述問題，不僅能讓聽眾更瞭解問題的來由，也更容易理解或支持你提出的解決方案。
4. 課題框架:
「為善不欲人知，但工作就是要欲人知啊!」 根據實際做的事情，適時地刷一下存在感，才有能見度! 課題框架是一個很有邏輯地刷存在感的方式。從背景交代、到實際行動與成果，並與當初計畫的預期做比較和回饋，你可以根據不同的會議節奏，來安排每個階段的比重。
總的來說，在剛接觸新客戶時，我會用主題框架來討論未來合作的重心；在提出問題與解決方案時，我習慣用重點框架與問題框架的方式，讓行動更具焦。最後，在檢視合作成果時，課題框架則是一個很好的溝通架構。
了解了「講重點」的精髓，以及簡單的實際應用後，接下來便是將這些精華融入在你的會議規劃與筆記中!
二、如何用Notion來管理會議規劃與紀錄?
我喜歡利用Notion的清單(List) 視覺化資料庫功能來管理會議規劃和紀錄，主要有3個原因:
- 一目了然列出所有開會紀錄與預訂排程，並按照時間排序
- 方便搜尋
- 可直接在清單上點選會議簡報連結，快速開啟簡報，無須再進到頁面中
<製作方式>
- 創立一空白頁面
- 頁面上打”/”
- 選擇 List – Full page
- 成功創建清單
- 清單內容(Property)編輯，包含: 會議日期、開會顧客、會議型態、會議狀態、會議簡報連結、會議簡報範本連結。
- 為了方便日後搜尋，我習慣使用同樣格式的標題: 日期 || 顧客名 + 會議型態。
- 設定好頁面的內容(Property)後，再回到清單首頁，選擇你想顯示在頁面上的資訊
- 點選右上角三個點 (
...)，叫出表格編輯工具 (下圖步驟1) - 點選Properties (下圖步驟2)
- 開啟你想要顯示的內容，按鈕呈藍色，而將你不想顯示的內容關閉，按鈕則呈灰色 (下圖步驟3)
接下來，便要進到我們今天的重點應用: 會議規劃與紀錄。
三、善用Notion 模板打造鑽石結構，輕鬆應付不同種類的會議
當一件事情做多次之後，相信有慧根的你，就會發現其中有許多重複的步驟。開會也是如此，儘管開會對象不同，但同類型的會議總是有一定的模式。為了達到高效高品質的產出，我會根據每種不同的會議類型，事先設計好不同的會議樣板。
我是一個很怕麻煩的人，不喜歡浪費時間做不重要的小事情。但有小事情卻不能不做，因此，善用模板就是我用來更快解決問題的秘訣!
在《NOTION 入門練功坊 – 4天練成 效率工作王》DAY 1: 待辦事項清單，我們學到如何在「頁面」中製作模板。 而今天，要跟大家分享如何在「資料庫」中製作模板:
- 點選剛製作好的清單，右上方藍色按鈕的箭頭 (參考下圖步驟1)
- 點選最下方
+ New template(參考下圖步驟2)
- 進到模板編輯頁後，頁面最上方會顯示: You are editing a template in
- 根據你的需求，編輯模板內容。
在《高產出的本事》這本書中，介紹了一個很棒的會議流程規劃方式: 鑽石結構。如果你夠融會貫通的話，還可將它應用在所有「溝通」的項目上，像是寫作與演講。
鑽石結構包含: 開場、內容、與結尾。
1. 開場:
先閒聊暖暖身，在對方分心之前，就切入重點。
不要小看閒聊這件事，內容可都是需要事先設計過的!
2. 內容:
合乎邏輯、簡明扼要。
利用稍早介紹的 「8個表達框架」來規劃與組織你的會議資訊，讓聽眾好吸收。
在我的會議模板裡，我會直接把8個表達框架設計進去，幫助我思考，並選用該場會議最適合的框架。
3. 結尾:
歸納總結、展望未來。最好讓對方好記憶，以好採取行動。
基本上，我所有的會議模板都是依照鑽石結構設計出來的，不僅方便我快速規劃會議，也能有效整理會議筆記。
對了，你知道，鑽石的成分是「碳」嗎?
跟我們寫字的鉛筆筆芯，還有烤肉用來生火的碳，是同一種材質。但鑽石之所以為鑽石，就是因為它要經歷過長期的高溫及高壓才能形成。
一開始在練習會議規劃或設計模板時，可能會覺得做出來成品，都只是生火的碳，價值性不高。但是經過你不斷的練習與改進，有一天，它便會成為你深度內化，別人也偷不走的閃亮鑽石!
今天是《NOTION 入門練功坊 – 4天練成 效率工作王》的完結篇。
在這一系列文章中:
- 第一天，我們學會基本Notion編輯技巧，製作簡單好入手的待辦清單
- 第二天，我們應用Notion資料庫功能，升級待辦清單的效能
- 第三天，透過串聯功能，將目標、專案與待辦清單連結，打造生產力系統
- 最後，我們談到講重點的8個技巧，以及運用模板功能，讓你在工作上練就高產出的本事
希望你們在這4天的 Notion入門練功坊有些收穫。
如果有什麼想法或問題，都歡迎留言在下面跟我說~
現在，不要再猶豫了!
打開電腦，動動你的手指頭，一起加入好玩又高效的Notion世界吧! 淬鍊出屬於自己的鑽石吧!
